Mein absolutes Tool für alles, wenn es darum geht, mein Wissen zu organisieren und meine Ideen aufzuschreiben, ist ClickUp*. Es handelt sich um ein digitales Tool, und ich bin fast papierlos in meinem Büro – abgesehen von ein paar Notizzetteln, die an meinem Laptop kleben. Diese erinnern mich an wichtige Mindset-Sätze. Ich nutze ClickUp deshalb, weil es eine Vielzahl von großartigen Funktionen bietet, um meine Wissensbibliothek einfach zu strukturieren.
Danke liebe Martina für den Anstupser zu diesem Artikel.
Die 6 besten Funktionen von ClickUp
ClickUp hat unzählige Funktionen - auch für Automatisierungen und KI. Ich verwende allerdings meistens "nur" die Basics 😂
#1 Volltextsuche
Eine ganz wichtige Funktion für mich ist die Volltextsuche. ClickUp funktioniert so, dass man Kärtchen erstellt, ähnlich wie auf einem Kanban-Board, wo du einen Titel und eine Beschreibung einträgst. Außerdem kannst du Dokumente oder Videos hochladen. Sowohl der Titel als auch die Kommentare und die Beschreibung lassen sich mit der Volltextsuche durchsuchen. Die Suchfunktion ist einfach unschlagbar!
#2 Schlagwörter (Tags)
Zudem kann ich Tags verwenden, also Schlagwörter, um meine Wissenskärtchen nach einem bestimmten System zu kategorisieren. Wenn ich zu einem speziellen Thema ein Kärtchen habe, vergebe ich ein Schlagwort. So kann ich nach diesen Schlagworten filtern und bekomme alle relevanten Kärtchen dazu angezeigt.
#3 Upload von Dateien
Ich kann auch verschiedene Dateien hochladen, wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PDFs. Das hilft mir, meine Sachen schnell zu finden. Wenn ich zum Beispiel ein Onboarding-Dokument oder eines meiner ausfüllbaren PDFs für meine Launch-Wochen suche, ist ClickUp mein Go-To-Tool.
#4 Teilbare Boards
Ein weiterer Vorteil ist, dass ich Boards mit anderen teilen kann. Das ist besonders wichtig für die Expertinnen, mit denen ich zusammenarbeite. Ich kann mein Wissen mit anderen teilen und ihnen Zugriff gewähren. Dadurch bin ich nicht mehr der einzige Flaschenhals; ich kann den Leuten Anleitungen zur Verfügung stellen und das Board strukturiert freigeben.
Für mich ist ClickUp das absolut passende Tool. Zuvor hatte ich Trello und Asana, aber beide waren mir "zu klein" und das Preis-Leistungs-Verhältnis war nicht stimmig. Also habe ich mir bei ClickUp einen Jahresdeal geholt, der damals sehr günstig war. Das Einzige, was ich etwas mühsam finde, ist das Hinzufügen von Benutzern. Wenn du einen Benutzer hinzufügst, zahlst du direkt für diesen und das für ein ganzes Jahr. Man kann also den Tarif nicht einfach zwischendurch zurückstufen.
#5 E-Mails
Ein tolles Feature bei ClickUp ist auch die Möglichkeit, E-Mails dorthin weiterzuleiten. Wenn ich eine E-Mail an eine ClickUp-Liste sende, wird daraus direkt ein Kärtchen erstellt. Das ist praktisch, wenn ich unterwegs bin.
#6 Anbindungen an andere Tools
Zudem gibt es Anbindungen zu anderen Tools wie Zapier oder Make. Darüber sind sehr viele Automatisierungen möglich: Wenn ich beispielsweise einen Social-Media-Post in ClickUp fertigstelle und ein Schlagwort vergebe oder ihn in eine bestimmte Liste verschiebe, kann das als Trigger für andere Tools genutzt werden. So kann ich - ohne das Tool zu wechseln - automatisiert mein Social-Media-Planungstool "füttern".
Welche Herausforderungen habe ich auf meinem Weg zum perfekten Tool erlebt?
#1 Übersicht
Zum einen war es schwierig, das passende Tool zu finden, das all diese Funktionen bietet und übersichtlich ist. Die meisten Tools waren für mich "zu klein", weil ich nicht genug Übersicht hatte. ClickUp löst das super, denn hier kann ich nicht nur Boards anlegen, sondern habe auch übergeordnete Ebenen, wo ich alle Boards auf einmal durchsuchen kann. Ich kann also ein Wissensboard, ein Ideenboard oder ein Social Media Board erstellen und dann die Suchfunktion übergreifend nutzen.
#2 Routinen aufbauen
Eine weitere Herausforderung für mich ist es, dieses System kontinuierlich zu verwenden. Manchmal falle ich aus meinen Routinen raus und verwende das Tool wochenlang nicht. Wenn ich dann wieder anfange, fehlen oft Informationen, die eigentlich da sein sollten. Informationen nachzutragen ist immer besonders mühsam.
Ich musste mir also eine Routine angewöhnen, um ClickUp in meinen Alltag einzubauen und mir die Zeit zu nehmen – meistens sind es ja nur 30 Sekunden – um Informationen aufzuschreiben und in die richtigen Kategorien einzufügen.
#3 Welches Wissen ist wichtig genug?
Eine Herausforderung besteht auch darin zu entscheiden, welches Wissen wichtig genug ist, um in ClickUp gespeichert zu werden. Manchmal tue ich mir schwer damit abzuschätzen, welche Informationen später noch relevant sind. Das führt dazu, dass ich gelegentlich vergesse, das System zu verwenden.
#4 Die Pflege der Wissensbibliothek
Die Pflege meiner Wissensbibliothek ist ebenfalls herausfordernd. Im Technik-Bereich ändern sich Informationen schnell. Daher muss ich regelmäßig überprüfen, ob Inhalte veraltet sind und eventuell gelöscht werden müssen.
Tipps für dich
Abschließend habe ich noch einige Tipps für dich, was das Aufbauen einer Wissenbibliothek anbelangt.
#1 Das Tool ist egal
Es ist egal, welches Tool du wählst – entscheide dich für eines und mache es zur Routine. Viele Menschen springen zwischen verschiedenen Tools hin und her und bleiben unzufrieden. Trau dich also wirklich, ein Tool zu nehmen und es zu nutzen. Denn ein Toolwechsel kostet Zeit - und somit auch Geld.
#2 Lerne die Funktionen des Tools intensiv kennen
Ein weiterer Tipp: Setze dich intensiv mit dem Tool auseinander und lerne die Funktionen kennen. Dann kannst du effizienter und sinnvoller damit arbeiten. Abonniere dazu passende Newsletter oder schau in die Dokumentation rein - dort findest du nützliche Anregungen. Und wenn das Tool keine Dokumentation und keine Hilfe-Dateien anbietet, solltest das ein Warnsignal sein für dich 😅
Gut entwickelte Tools haben IMMER einen Hilfe-Bereich.
#3 Setz das Tool für den richtigen Zweck ein
Wenn du versuchst ClickUp als CRM (Customer Relationship Management) zu "missbrauchen", dann wirst du dort an deine Grenzen stoßen. Dafür ist das Tool einfach nicht gedacht. Prüfe also, ob das Tools, dass du dir auswählst, den Anforderungen deines Zwecks/Zieles entspricht.
Ich hoffe dieser Blogartikel hat dir einen ersten Eindruck verschafft, warum ich ClickUp so liebe. Was ist dein Tool mit dem du dein Wissen organisierst?
Herzlichst,
Sara
